MEDIAFIX-kerstbelofte: geef de mooiste herinneringen cadeau - tijdig voor Kerstmis gedigitaliseerd. Meer informatie.

Hoe de stad Pulheim haar archief liet digitaliseren

Klant en media

November 2018. Horst Kandt, directeur van het stadsarchief van Pulheim, nam contact op met MEDIAFIX. Het stadsarchief van Pulheim stond voor de uitdaging zijn totale voorraad negatieven te digitaliseren. In totaal betrof het meer dan 7.000 stuks. Daarnaast moesten honderden dia’s met de meest uiteenlopende formaten worden gedigitaliseerd.

De media van het stadsarchief van Pulheim zijn voor het grootste gedeelte afkomstig van particulieren en laten op veel verschillende manieren het leven in deze gemeente zien: evenementen, schuttersfeesten, koorrepetities, voetbalwedstrijden, archeologische vondsten, kegelclubs, privéfeesten, duivententoonstellingen, gouden bruidsparen, dieren, mensen aan het werk. De afbeeldingen zijn gemaakt in de jaren 60 en 80.

De uitdaging

Het originele materiaal vertoonde gedeeltelijk aanzienlijke gebreken: Een groot gedeelte van de negatieven was aangetast door waterschade. Hierdoor waren de media flink beschadigd.

Daarnaast waren veel negatiefstroken versneden. Hierdoor waren er veel losse negatieven die in afzonderlijke plastic hoezen zaten.

Tijdens controle van het materiaal bleek bovendien dat een gedeelte van de negatieven nitroverbindingen bezat, omdat oud negatiefmateriaal was gebruikt voor de opnames. Deze nitroverbindingen vormen een bron van gevaar omdat zij na verloop van tijd tot zelfontbranding kunnen leiden.

Het doel van de digitalisering was het langdurige behoud en de archivering van de afbeeldingen alsmede waarborging van de veiligheid door het analoge materiaal, dat deels in staat was tot zelfontbranding, te vervangen door digitaal materiaal.

De oplossing

Holger Juraschek, Key Account Manager bij MEDIAFIX, was verantwoordelijk voor de afhandeling van de opdracht van het stadsarchief van Pulheim.

Eerst werden telefonisch de specifieke wensen van de klant vastgesteld. Vervolgens werd een individueel advies gegeven voor het digitaliseren van de collectie. Daarop werden de analoge media van het stadsarchief van Pulheim door MEDIAFIX opgehaald en veilig naar het hoofdkantoor van MEDIAFIX gebracht.

Met behulp van de in eigen huis ontwikkelde technologie en de eigen productie werden de vele negatieven en dia’s van het stadsarchief van Pulheim gedigitaliseerd. Daarbij moest rekening worden gehouden met diverse specifieke wensen van de klant: Zo moesten alle analoge media uit het archief, ongeacht de staat waarin zij verkeerden, worden omgezet in digitale media, waarbij een opgegeven indeling moest worden gemaakt. De medewerkers van MEDIAFIX moesten aan de slag met deels zwaar beschadigde, versneden, losse media die in sommige gevallen in staat waren tot zelfontbranding, in de meest uiteenlopende formaten. Bij grote delen van de door water beschadigde negatieven moest het scherpstellen handmatig worden uitgevoerd door de medewerkers van MEDIAFIX, omdat door de ernstige gebreken van het originele materiaal automatische scherpstelling door de scanner niet mogelijk was.

Ondanks deze moeilijke omstandigheden lukte het de medewerkers van MEDIAFIX door hun jarenlange ervaring om zelfs de zwaar beschadigde negatieven en dia’s met de hoogste kwaliteit te digitaliseren. Zo kon de collectie van het stadsarchief van Pulheim voor de toekomst worden veiliggesteld.

Mening van de klant

Horst Kandt, de directeur van het stadsarchief, is enthousiast over de digitalisering door MEDIAFIX: “Het overleg over het uitvoeren van de opdracht was zeer goed. De heer Juraschek heeft in het kader van de advisering veel vragen aan me gesteld, wat uiteindelijk heeft geresulteerd in een nauwkeurig gedefinieerde bestelling.”

Ook over het tijdsbestek waarin de bestelling werd uitgevoerd, is de heer Kandt lovend: “Voor het digitaliseren van onze media moesten zeer veel handelingen worden uitgevoerd, omdat er veel losse negatieven waren die in afzonderlijke hoezen zaten. Ieder negatief moest dus eerst uit de hoes worden gehaald, omdat de media niet door de hoes heen kunnen worden gedigitaliseerd. Door het grote aantal negatieven moest dus veel werk worden verricht. Daarnaast moesten door de deels zeer slechte staat van de collectie veel extra inspanningen worden verricht. Ondanks deze moeilijke omstandigheden is MEDIAFIX erin geslaagd om onze collectie zeer snel te digitaliseren.”

Ook de levering en de afsluitende mededeling dat de bestelling was afgerond noemt de directeur “zeer goed”.

De conclusie van Horst Kandt is dan ook zeer positief: “Zowel het uitstekende resultaat van de digitalisering als de individuele advisering en begeleiding tijdens het project hebben overtuigd.”